Det følger av de nye reglene at arbeidsgiver bare har rett til å gjennomsøke, åpne eller lese arbeidstakers e-post når:
- det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten,
- ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.
Reglene er gitt i kapittel 9 i personopplysningsforskriften. De er ufravikelige i den forstand at arbeidsgiver ikke kan fastsette datainstruks eller innhente samtykke fra arbeidstaker som gir en videre adgang til innsyn enn det som følger av bestemmelsene.
Krav ved innsyn
Det stilles videre krav til at bestemte prosedyrer skal følges ved innsyn. Hovedregelen er at arbeidstakeren så langt som mulig skal varsles og få anledning til å uttale seg før arbeidsgiver gjennomfører innsyn. Arbeidstaker skal også så langt som mulig gis anledning til å være tilstede under gjennomføringen av innsynet, og har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant. Er innsyn foretatt uten forvarsel, skal arbeidstaker gis skriftlig underretning om dette så snart innsynet er gjennomført. Dersom innsyn i e-postkassen viser at det ikke foreligger dokumentasjon som arbeidsgiver har rett til innsyn i etter vilkårene nevnt ovenfor, skal e-postkassen og dokumenter i denne straks lukkes. Eventuelle kopier skal slettes.
Det er Datatilsynet som fører tilsyn med at de nye reglene overholdes. Datatilsynet har hjemmel til å ilegge overtredelsesgebyr og tvangsmulkt ved overtredelser.
Vi mottar gjerne spørsmål fra bedrifter eller andre som ønsker avklaring på hvordan de nye bestemmelsene nærmere skal forstås. Vi gir gjerne også råd om hvordan en på best mulig måte kan tilpasse seg regelverket.
